Optimal Home / ochrona danych
Polityka prywatności
Wyjaśniamy, jakie dane otrzymujemy, po co ich potrzebujemy i jak możesz korzystać ze swoich praw.
01
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest OPTIMAL HOME Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marca Polo 29/5, 51-504 Wrocław, KRS 0000776296, NIP 8943139135, REGON 382625630.
W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw napisz na rodo@optimalhome.pl. W sprawach ogólnych możesz użyć adresu biuro@optimalhome.pl.
Spółka nie wskazała odrębnego inspektora ochrony danych. Jeżeli stan ten zmieni się przed publikacją, dokument zostanie uzupełniony.
02
Jakie dane przetwarzamy
Formularz pierwszej rozmowy zbiera imię, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu, wybrany temat i treść wiadomości. Nie prosimy o numery dokumentów, dane zdrowotne ani inne dane szczególnie chronione.
Podczas zwykłego korzystania ze strony serwer może przetwarzać techniczne informacje konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa i działania usługi, takie jak adres IP, czas żądania, adres podstrony, typ przeglądarki oraz zdarzenia związane z ochroną formularza. Fluent Forms nie zapisuje adresu IP w rekordzie formularza Optimal Home; mechanizm limitowania używa jedynie czasowego skrótu kryptograficznego adresu.
03
Cele i podstawy przetwarzania
| Cel | Projektowana podstawa | Zakres |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i ustalenie dalszego kontaktu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji | dane podane w formularzu lub wiadomości |
| Bezpieczeństwo strony, ochrona formularza i zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie bezpieczeństwa usługi i obrona przed spamem | dane techniczne oraz czasowy skrót adresu IP |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | korespondencja i dane niezbędne do wykazania przebiegu sprawy |
| Realizacja obowiązków prawnych, jeżeli powstaną | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | dane wymagane konkretnym przepisem |
Potwierdzenie przy formularzu służy wykazaniu, że użytkownik zapoznał się z informacją. Nie jest zgodą marketingową i nie stanowi podstawy do wysyłania newslettera lub ofert handlowych.
Do finalnego potwierdzenia: dobór podstawy prawnej dla poszczególnych scenariuszy kontaktu powinien zaakceptować prawnik przed produkcją.
04
Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dane mogą być dostępne dla osób upoważnionych przez OPTIMAL HOME Sp. z o.o. oraz dostawców utrzymujących hosting, pocztę elektroniczną, kopie bezpieczeństwa i oprogramowanie formularza — wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia tych usług.
Na obecnym stagingu formularz działa w WordPressie z Fluent Forms i wysyła zgłoszenia przez infrastrukturę pocztową hostingu. Nie jest połączony z CRM, systemem reklamowym, GA4, Meta Pixelem ani zewnętrznym narzędziem analitycznym.
Do finalnego potwierdzenia: pełna nazwa kontraktowego dostawcy hostingu i poczty, zakres zawartych umów powierzenia oraz lista ewentualnych dalszych podmiotów przetwarzających.
05
Transfery poza EOG i profilowanie
Aktualna wersja formularza nie używa Cloudflare Turnstile, narzędzi reklamowych ani analitycznych, które wymagałyby opisania dodatkowego transferu danych. Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie i nie profilujemy użytkowników strony.
Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiony Turnstile, analityka albo reklamy, przed aktywacją uzupełnimy listę odbiorców, podstawy transferu oraz mechanizm zgody.
06
Jak długo przechowujemy dane
Projektowo przyjmujemy, że zwykłe zapytania będą przechowywane nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie danych albo dłuższy okres będzie potrzebny do zawarcia lub wykonania umowy, spełnienia obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.
Dane techniczne i czasowe liczniki antyspamowe są utrzymywane krótko — limit prób działa w oknach 15 minut i 24 godzin. Kopie bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez cykl retencji właściwy dla hostingu.
Do finalnego potwierdzenia: 12-miesięczny okres dla zapytań oraz okresy retencji kopii bezpieczeństwa i logów serwera.
07
Twoje prawa
W zależności od sytuacji możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Jeżeli przetwarzanie będzie oparte na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgody na niekonieczne technologie strony można zmienić przyciskiem „Prywatność”.
Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje kontaktowe organu są dostępne na uodo.gov.pl.
08
Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Imię, e-mail, temat i wiadomość są potrzebne, abyśmy mogli zrozumieć sprawę i odpowiedzieć. Numer telefonu jest opcjonalny. Brak danych wymaganych w formularzu uniemożliwi jego wysłanie, ale nadal możesz skontaktować się telefonicznie.
10
Kontakt i aktualizacje dokumentu
Wniosek dotyczący danych wyślij na rodo@optimalhome.pl. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość, jeżeli jest to konieczne do bezpiecznej realizacji wniosku.
Dokument będziemy aktualizować, gdy zmieni się zakres danych, dostawcy, okresy retencji lub używane technologie. Data wersji będzie widoczna na początku strony.